Privatlivspolitik for Kontakt mellem Mennesker – Frivilligcenter Sydfyn

Udarbejdet og gældende fra 25.05.2018

Kontakt mellem Menneskers dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Kontakt mellem Mennesker er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Susanne Juhl Paaske, daglig leder
Adresse: Havnegade 3, 5700 Svendborg
CVR: 15810297
Telefonnr.: 62201130
Mail: info@kontaktmellemmennesker.dk
Website: www.kontaktmellemmennesker.dk

Behandling af personoplysninger

  • Vi behandler følgende personoplysninger:
    • Medlems- og foreningsoplysninger:
      • Almindelige person- og foreningsoplysninger:
        • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse, seneste kontingentbetaling
      • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
        En persons foreningstilknytning er principielt en potentiel personfølsom oplysning
    • Oplysninger om frivillige:
      • Almindelige personoplysninger:
        • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Oplysninger om ansatte, bestyrelse:
      • Almindelige personoplysninger:
        • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
        • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
      • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
        • CPR-nummer
        • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
    • Oplysninger om brugere af vores tilbud:
      • Almindelige personoplysninger:
        • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
      • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
        • Etnicitet
        • Sygdom/helbred
        • Seksuelle forhold
        • Politisk eller religiøs overbevisning

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Der indhentes ikke oplysninger fra offentlige myndigheder hvis du kontakter os som bruger af vores tilbud
  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, refusioner, kørselsgodtgørelse, flexjob og lignende

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
  • Formål med behandling af oplysninger på frivillige:
    • Håndtering af frivilliges hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os
  • Formål med behandling af oplysninger på ansatte/bestyrelse:
    • Håndtering af ansattes pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os
  • Formål med behandling af brugeroplysninger:
    • Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af foreningsaktiviteter
  • Udøvelse af synliggørende/understøttende aktiviteter for det frivillige social arbejde
  • Håndtering af dine eventuelle medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Afholdelse af sociale arrangementer, aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger også i en periode efter din eventuelle udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I vores formidlingsarbejde sker der videregivelse af oplysninger om foreningens aktiviteter, formål, målgruppe, brug af frivillige samt de oplyste kontaktinformationer til foreningerne (kontaktpersonens). Der sker videregivelse på vores hjemmeside, Den Sociale Vejviser og ved borgerhenvendelser.

I forbindelse med foreningsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer (f.eks. ved kursusdeltagelse hvor anden aktør kræver deltageroplysninger)

Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte og frivillige i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ansat, frivillig eller bruger af vores tilbud:

  • Medlemmer:
  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Foreninger/aktiviteter i Den Sociale Vejviser

  • Efter forenings/aktivitetens ophør fjernes oplysningerne, herunder kontaktpersoner fra den eksterne/tilgængelige Vejviser så snart ophøret meddeles os
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi informationerne internt i vores database i op til 1 år efter dit/foreningens virke

Frivillige:

  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Ansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Brugere:

  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af din relation til os/dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige brugeroplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ansatte, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Kontakt mellem Mennesker og godkendt af bestyrelsen for Kontakt mellem Mennesker, 1. udgave, maj 2018.